שיטת הבלגן המצליח

סדר זה דבר יחסי. זה לא רק יחסי אלא גם מאוד אישי.

סדר מופתי בארון הבגדים לא בהכרח מצביע על סדר במחשבות או במתודולגוית העבודה של אותו אדם, ולהפך. ישנם דברים רבים שניתן לסדר באופנים שונים, ולא כולם יהיו מובנים למתבונן מהצד.

לדוגמא – לגו.
אותם חלקי פלסטיק צבעוניים שאני ורבים אחרים מהדור שלי נהגנו לשחק בהם שעות ולבנות את שעולה בדמיון. לגו הוא דוגמא טובה לסדר ואי סדר. כי אחרי ששיחקנו, האוסף של לבני הלגו הפך להיות בלגן, תמיד היה צריך לסדר, אחרת…

הבלגן המצליחאת לבני הלגו אפשר היה לסדר לפי גודל, לפי צורה, לפי צבע, לפי שימוש, לפי המארז המקורי שאליו הן היו שייכות, ועוד שיטות שאני לא מצליח לדמיין, אבל אחרים סידרו לפיהן. והיו גם כאלה שפשוט זרקו את כל החלקים חזרה לארגז הלגו, כדי שמחר יתחילו לחפש חלקים ולשחק מחדש.
מי שהיה רגיל לסדר את הלגו לפי צורות, התקשה מאוד למצוא את החלקים שהוא צריך אצל חבר שלו שהיה מסדר לפי צבעים או לפי גודל. אך בסופו של דבר, כל הילדים וכל סוגי הסדר הביאו לאותה תוצאה – הנאה, דמיון, משחק, בלגן, ולפעמים גם סדר…

התבגרנו, אנחנו משחקים פחות ועסוקים יותר, עם זאת, אותם היסודות שנבנו אצלנו בזמן המשחק בלגו, נשארו איתנו, במידה שונה אצל כל אחד – התעצמו או נחלשו, וניתן לראות את אותם מאפיינים בדרך שבה אנחנו מסדרים מסמכים, קבצים, תיקיות במחשב, מזון במקרר או כל דבר אחר.

בנושא סדר זכורה לי במיוחד תוכנית מהסדרה "שכונת חיים" שבה יחזקאל (אריה אליאס) מהמכולת מלמד את הבן שלו איך לסדר מכולת, ומספר לו סיפור על אדם שסידר את הבית שלו לפי סדר ה-א'-ב', הוא רצה לקחת כרוב, הכניס יד למגירה וננשך על-ידי הכלב.
הזכרון הזה מחבר אותי לפרויקט שהשתתפתי בו גם כנציג הלקוח ומנתח מערכות וגם כאיש הקשר בין גוף הפיתוח לבין הלקוח, בפרויקט הזה היינו צריכים לפתח "תדפיס אישי" לאנשים בארגון, אחת ההצעות שעלתה מצוות הפיתוח היה לסדר על דף אחד את כל פריטי המידע (InfoTypes) על אותו אדם, לפי סדר ה-א'-ב' של שמות פריטי המידע. לא אהבתי את זה (בלשון המעטה) והחלופה שלי היתה לסדר אותם בצורה ויזואלית על הדף, לפי נושאים, בצורה שתאפשר לכל מי שמשתמש בתדפיס הזה, למצוא, במבט מהיר, את הדגשים שהוא צריך, אם זה תפקידים, או לימודים והכשרות או בעיות משמעת או כל דבר אחר. התדפיס ה"מסודר" שהוצע ע"י צוות הפיתוח לא התקבל.
במקרה הזה, השאיפה שלי לסדר הגיוני הביאה לכך שההנהלה קיבלה את ההצעה שלי ולמיטב ידיעתי, המבנה של התדפיס הזה משמש עד עצם היום הזה (20 שנה…) במערכות החדשות שנכנסו ונכנסות לארגון.

זה אומר שאני איש של ארגון וסדר? ממש לא!
על השולחן שלי בחדר העבודה, יש ערימה של דברים שלא קשורים אחד לשני, הוא נראה מבולגן בצורה קיצונית.

כך היה גם השולחן שלי בצבא, כך נראה גם "שולחן העבודה" שלי במחשב – המוני קבצים מונחים על המסך בלי שום סדר הגיוני שנראה לעין. אני די בטוח שככה נראה גם ארגז הלגו שלי לפני יותר משלשה עשורים.

מצד שני – עריכת קובץ טקסט, או מצגת מוציאה ממני את הנשמה רק כדי שכל הפונטים יהיו אחידים, המספור יהיה עוקב והיררכי, השוליים יהיו ברוחב אחיד, כותרות טבלה יהיו ממורכזות ושורות טבלה לא יישברו בין עמודים.

מה זה אומר בעצם? כנראה כלום. אני מאמין שלכל אחד יש את המינון שלו של סדר ובלגן, וכנראה אנחנו צריכים מנה מסויימת של בלגן במקום אחד כדי שיהיה סדר במקום אחר.
אני מקווה שכמויות הבלגן שיש לי במקומות מסוימים מצביעים על סדר וארגון הגיוני שיש לי במקומות אחרים.

במבט לאחור, על התפקידים השונים שעשיתי, ועל התוצרים שהייתי שותף לפיתוחם, אני חושב שאני יכול לומר שהאוקסימורון "שיטת הבלגן המצליח" הוכיח את עצמו במקרה שלי.
באחת הפעמים שניסו לאלץ אותי לעבור מבדק איכות (ISO כלשהו) הסברתי למנהל הבטחת האיכות שלנו את השיטה שלי – "הבלגן המצליח" – יש המון בלגן, מסמכים, נתונים, קבצים, דרישות, אפיונים, ובעצם מה לא, כולם מאוחסנים בארון או סתם מונחים על השולחן, ללא קטלוג או שיטה נראית לעין, אך כל עוד הזכרון שלי לא החליד, והחשיבה האסוציאטיבית לא הכזיבה – הצלחתי להביא את הרוב המוחלט של המידע הדרוש כדי לקבל את ההחלטה הנכונה, לגבש את הפתרון ש"מחזיק מים" ולהביא אותו ללקוח עם מינימום בעיות, ומקסימום הצלחה במבחני הקבלה, תוך עמידה גבוהה בלו"ז. המינון הנכון של ניהול תצורה וגרסאות בתוך ענן הבלגן כנראה הצליח לשכנע אותו. אלי הוא לא חזר יותר.
כשסיימתי את תפקידי, והעברתי חפיפה למחליפה שלי, השתדלתי להעביר את כל הידע והכלים שהיו לי. לאחר כמה חודשים קיבלתי ממנה מחמאה – "העברת לי חפיפה מאוד מסודרת".

נקודה מעניינת למחשבה – אם פעם היה נהוג לקטלג כל דבר באינטרנט והיו "עצים" עצומים של נושאים וכותרות שהיה ניתן לשוטט בהם שעות עד שמצאנו את מה שחיפשנו, היום שולט הבלגן, בשילוב העוצמה של מנוע החיפוש. אנחנו כבר לא צריכים לקטלג, או לנסות להבין שיטת קטלוג של מישהו אחר. היום מנוע החיפוש מוצא את מה שאנחנו מחפשים, ובדרך-כלל הוא אפילו מביא את זה באחת משלוש התוצאות הראשונות בדף הראשון של תוצאות החיפוש.

כפי שפתחתי פוסט זה – השיטה הזו היא הדרך האישת שלי להתמודד עם סדר ובלגן, היא לא בהכרח מתאימה לכל אחד, יש אנשים שילכו לאיבוד בבלגן הרבה יותר קטן משלי, ויש אנשים שהבלגן שלי נחשב אצלם בכלל לסדר.

ניהול פרויקטים מחייב מידה רבה של סדר, בקרה ושליטה, לנהל פרויקט בשיטת הבלגן המצליח זה הימור, כי לא תמיד הבלגן מצליח. כמנהלים, צריך לקחת בחשבון שלא כל האנשים בפרויקט הם בעלי אותו מינון של סדר ובלגן, וצריך לדעת לשמור על המידה המתאימה של סדר כללי בפרויקט, עם החופש לבלגן האישי של כל אחד ואחת מהאנשים המעורבים בפרויקט.